Quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử ? Hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp thời đại công nghệ giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn 90% chi phí, tối ưu thời gian và lưu trữ hóa đơn an toàn, bảo mật tuyệt đối.
Để việc chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử nhanh chóng và hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần hiểu rõ các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử bài viết dưới đây chủ chúng tôi giải đáp vướng mắc cho các doanh nghiệp
Hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm:
- Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
Quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Từ ngày 19/10/2020 chính phủ ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, tại Điều 59 Nghị định này nêu rõ: “1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.”
Theo đó, thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là ngày 01/07/2022.
Điều kiện để khởi tạo hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ muốn khởi tạo hóa đơn điện tử thì phải đáp ứng điều kiện sau:
– Có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
– Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
– Có chữ ký điện tử theo quy định.
– Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
– Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
+ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Doanh nghiệp muốn khởi tạo hóa đơn điện tử nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên thì phải ra Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC) gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử được thể hiện bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
Lưu ý: Doanh nghiệp thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế khi lập hóa đơn điện tử thì phải gửi thông tin trên hóa đơn bằng phương thức điện tử cho cơ quan thuế để nhận mã xác thực hóa đơn từ cơ quan thuế.
Trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải lập Thông báo phát hành hóa đơn (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC) để gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Đồng thời phải ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải được niêm yết công khai tại trụ sở doanh nghiệp hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của doanh nghiệp trong thời gian sử dụng hóa đơn.
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có trách nhiệm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quy định của pháp luật.
Bài viết trên cẩu chúng tôi mang tính tham khảo. Trong quá trình nghiên cứu nếu có bất kỳ vướng mắc nào xin vui lòng liên hệ đến chuyên viên tư vấn Ms.Ngân qua ?0943991632 để được giải đáp nhanh nhất.
#Dailythue #Hoadondientu
Hãng Luật Cộng Đồng
☏ 0943991632
